Tietosuojaseloste yhteistyökumppaneille

Bystronic toimittaa tämän tietosuojaselosteen (ilmoituksen) yhteistyökumppaneilleen kertoakseen rekisterinpitäjänä soveltamistaan menetelmistä, jotka koskevat jälleenmyyjien, asiakkaiden, toimittajien ja yhteistyökumppaneiden (joihin viitataan yleisesti ilmaisulla yhteistyökumppanit) sekä yhteistyökumppaneiden työntekijöiden henkilötietojen käsittelyä.

Soveltamisala

Tämä seloste koskee sinua, jos olet yhteistyökumppaninamme toimiva luonnollinen henkilö (esimerkiksi konsultti tai yksityisyrittäjä) tai yhteistyökumppanimme työntekijä ja teet kanssamme yhteistyötä kyseisen kumppaniyrityksen nimissä.

Henkilötietojen jaottelu ja lähteet

Käsittelemme seuraavantyyppisiä henkilötietoja, joita olemme saaneet sinulta tai valtuutetuilta kolmansilta osapuolilta (esimerkiksi esimieheltäsi, julkisilta tahoilta tai julkisista lähteistä):

• Luonnollisia henkilöitä olevien yhteistyökumppaneiden henkilötiedot: Nimi, yritykseen liittyvät yhteystiedot, toimitetut tai tarjotut palvelut tai tuotteet, sopimustiedot, lähetettyjen viestien sisältö (esimerkiksi sähköpostit tai yrityskirjeet), maksutiedot, laskutustiedot ja liikesuhteen historia
• Yhteistyökumppaneiden työntekijöiden henkilötiedot: Nimi, yritykseen liittyvät yhteystiedot, työnantajan nimi, titteli/asema ja lähetettyjen viestien sisältö (esimerkiksi sähköpostit tai yrityskirjeet)

Käsittelyn tarkoitus, oikeudellinen perusta ja seuraukset

Henkilötietojasi käsitellään yhteistyökumppanin kanssa solmitun sopimussuhteen ehtojen täytäntöön panemiseksi (mukaan lukien sopimusvelvoitteiden täyttäminen, laskujen käsittely ja viestintä sekä oikeudelliset ja lakisääteiset toimet), markkinointitarkoituksiin ja CRM-toimien toteutukseen sekä suojaus- ja petostentorjuntatoimenpiteiden toteuttamiseksi. Bystronic Group käyttää mainittujen käsittelytoimien oikeudellisina perusteina seuraavia: 

• Yhteistyökumppanin kanssa solmitun sopimussuhteen ehtojen täytäntöön paneminen (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan b alakohta);
• Bystronic Groupin, Bystronic Groupin tytäryhtiöiden tai muiden kolmansien osapuolten (esimerkiksi viranomaisten tai tuomioistuinten) oikeudellinen etu (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan f alakohta). Oikeutettu etu voi olla olemassa erityisesti silloin, kun on kyse konsernitasolla tapahtuvasta tietojen vaihdosta, markkinoinnista ja CRM-toimista, petosten torjunnasta, IT-järjestelmien väärinkäytöstä tai rahanpesusta, ilmiantojärjestelmien käytöstä, kohdeturvallisuudesta, tietoturvasta, verkkoturvallisuudesta, sisäisistä tutkimuksista tai potentiaalisista fuusioista ja yrityskaupoista;
• Suostumus (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan a alakohta);
• Oikeudellisten velvoitteiden noudattaminen (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan c alakohta);

Henkilötietoja tarvitaan yhteistyösopimuksen päättämistä ja/tai solmimista varten, ja niiden luovuttaminen on vapaaehtoista. Jos et luovuta henkilötietojasi, kyseessä olevat yhteistyökumppania koskevat organisaatio- ja hallintaprosessit viivästyvät tai niiden toteuttaminen ei ole mahdollista.

Vastaanottajaryhmät

Bystronic voi käyttää henkilötietojen käsittelijöinä toimivia palveluntarjoajia IT-tuen ja muiden hallinnollisten tukipalvelujen tarjoamiseen (esimerkiksi palveluntarjoajat, jotka tarjoavat ostovelkapalveluja, IT-järjestelmien ylläpitopalveluja tai huoltopalveluja). Kyseisillä palveluntarjoajilla voi olla pääsy henkilötietoihisi kyseisten palvelujen toteuttamisen edellyttämässä laajuudessa.

Lisäksi voimme välittää henkilötietosi muille Bystronic-konsernin yhteisöille, jotka toimivat henkilötietojen käsittelijöinä, asiakassuhteiden ja vuorovaikutuksen ylläpidon ja analysoinnin toteuttamista varten tietojärjestelmien ja niihin liittyvän yleisen IT-tuen avulla. Olemme huolehtineet tarkoitukseen soveltuvilla tiedonsiirtosopimuksilla, jotka perustuvat käytössä oleviin mallisopimuslausekkeisiin, tai muilla toimenpiteillä siitä, että Bystronic-konserni tarjoaa riittävän tietosuojan.

Henkilötietojesi käyttöoikeus rajataan kulloinkin vain niille henkilöille, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja välittömästi tehtäviensä hoitamiseksi.

Bystronic-konsernin yhteisöt voivat myös silloin, kun se on välttämätöntä tai sovellettavan lainsäädännön mukaan sallittua, luovuttaa henkilötietojasi viranomaisille, tuomioistuimille, ulkopuolisille konsulteille ja vastaaville kolmansille osapuolille.

Säilytysaika

Me ja/tai palveluntarjoajamme säilytämme henkilötietojasi tiukasti velvoitteidemme täyttämisen edellyttämän laajuuden rajoissa ja niihin tarkoituksiin, joita varten kyseiset tiedot on kerätty, ja niin kauan kuin sovellettavat tietosuojalait sitä edellyttävät. Jos emme enää tarvitse henkilötietojasi sopimusvelvoitteiden tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi, poistamme kyseiset tiedot järjestelmistämme ja rekistereistämme ja/tai poistamme tietojen tunnistettavuuden asianmukaisella tavalla siten, että sinua ei voi enää tunnistaa kyseisten tietojen perusteella, paitsi jos meidän on säilytettävä tietojasi mukaan lukien henkilötietojasi täyttääksemme meitä koskevat lakisääteiset velvollisuudet tai sääntelyvelvoitteet. Näitä ovat esimerkiksi lakisääteiset tietojen säilytysajat, jotka perustuvat kansalliseen lainsäädäntöön ja muihin vastaaviin säännöksiin ja jotka voivat edellyttää ja yleensä edellyttävät tietojesi säilyttämistä enimmillään 10 vuoden ja joissakin tapauksissa jopa 30 vuoden ajan.

Sinun oikeutesi

Jos olet antanut suostumuksesi tiettyjen käsittelytoimien käyttöä varten, voit koska tahansa peruuttaa kyseisen suostumuksen. Kyseinen peruutus ei vaikuta suostumuksen peruuttamista edeltävien käsittelytoimien lainmukaisuuteen.

Sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaan sinulla on oikeus: (i) Pyytää pääsyä henkilötietoihisi; (ii) Pyytää henkilötietojesi oikaisemista; (iii) Pyytää henkilötietojesi poistamista; (iv) Pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista; (v) Pyytää tietojen siirrettävyyttä; (vi) Vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Ota huomioon, että kulloinkin sovellettava kansallinen tietosuojalainsäädäntö voi rajoittaa edellä mainittuja oikeuksia.

(i)  Oikeus tietojen saamiseen: Sinulla on oikeus pyytää meiltä vahvistus siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi; mikäli näin on, sinulla on oikeus saada tietoja kyseistä henkilötiedoista. Tiedonsaantioikeus koskee muiden muassa tietojen käsittelyn tarkoitusta, kyseessä olevia henkilötietoryhmiä ja tietojen vastaanottajia tai vastaanottajaryhmiä, joille henkilötietoja on luovutettu tai luovutetaan. Kyse ei ole kuitenkaan absoluuttisesta oikeudesta, ja muiden yksilöiden edut rajoittavat tiedonsaantioikeuttasi.

Sinulla on oikeus saada kopio henkilötiedoista, jotka ovat käsittelyn kohteena. Jos pyydät useampia kopioita, meillä on oikeus periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuva kohtuullinen maksu.

(ii) Oikeus tietojen oikaisemiseen: Sinulla on oikeus pyytää meitä korjaamaan virheelliset henkilötietosi. Käsittelyn tarkoitus huomioon ottaen rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä esimerkiksi siten, että hänelle toimitetaan lisäselvitys.

(iii) Oikeus tietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”): Tietyissä tapauksissa sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan välittömästi henkilötietosi, ja meillä on tuolloin velvollisuus poistaa kyseiset henkilötiedot.

(iv)   Oikeus tietojen käsittelyn rajoittamiseen: Tietyissä tapauksissa sinulla on oikeus pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä. Tällöin kyseiset tiedot merkitään ja voimme käsitellä niitä vain tietyissä tarkoituksissa.

(v) Oikeus tietojen siirrettävyyteen: Tietyissä tapauksissa sinulla on oikeus saada meille luovuttamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa; ja sinulla on oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle yhteisölle ilman että estämme sitä.

Jos haluat käyttää oikeuksiasi, ota meihin yhteys noudattamalla ohjeita, jotka löytyvät alla olevasta kohdasta ”Kysymykset”.

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus tietosuojasta vastaavalle toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.

Yleisen tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukainen oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla on oikeus henkilökohtaiseen erityistilanteeseesi liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, joka perustuu yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e ja f alakohtaan; ja sinulla on oikeus pyytää meitä lopettamaan henkilötietojesi käsittely. Koska Bystronic käsittelee ja käyttää henkilötietojasi pääasiassa yhteistyökumppanin kanssa solmitun sopimussuhteen ehtojen täytäntöönpanotarkoituksissa, Bystronicilla on aina oikeutettu ja vastustustasi ylempiarvoinen etu tietojen käsittelyyn, paitsi jos rajoituspyyntö koskee markkinointitoimia.

Jos haluat käyttää oikeuksiasi, ota meihin yhteys noudattamalla ohjeita, jotka löytyvät alla olevasta kohdasta ”Kysymykset”.

Bystronic ei käytä automaattista päätöksentekoa.

Kysymykset

Mikäli sinulla on jotain kysyttävää tästä selosteesta tai oikeuksistasi, ota yhteys Bystronicin tietosuojavaltuutettuun/tietosuojavastaavaan: Ecoprotec GmbH, Pamplonastrasse 19, 33106 Paderborn, Saksa, lähettämällä sähköpostia osoitteeseen gdpr.se@bystronic.com.